segunda-feira, 7 de janeiro de 2013

Como otimizar as reuniões

Primeiro post de 2013, momento de refletir e melhorar os processos, vamos começar pelas reuniões...

As reuniões fazem parte do processo e não podemos fugir, então é importante equilibrar o número de reuniões, o tempo de cada uma e organizar as ideias antes de levantar uma pauta de ultima hora. Temos muitos pontos positivos e negativos quando o assunto é reunião, vamos analisar alguns e procurar soluções.
Reuniões longas e ineficientes continuam sendo um desafio para as empresas, o corre corre de cada dia, a pressão e alguns imprevistos criaram péssimos hábitos na condução e realização das reuniões. Não há cumprimento de horários, as pessoas são chamadas de última hora, muitas vezes desconhecem o real propósito da reunião, a condução é cheia de conversas paralelas e fica difícil manter o foco.
  • Participantes
Deve ser restrita ao participante cuja presença é essencial para analisar o problema e tomar as decisões, salvo alguns que estão buscando conhecimento e aprendendo com os mais experientes.
Claro que existem algumas reuniões que todos de um determinado setor devem participar, nesses casos cada participante deve fazer um esforço e prestar atenção, caso tenha algum assunto relevante, nesse caso deve compartilhar.
  • Foco
A reunião deve ter um propósito claro para todos os participantes. Cada pessoa que queira acrescentar algo deve ficar atento para não fugir da pauta, caso queira conversar sobre outro assunto deixe claro para os outros participante que você vai mudar o assunto. Deve existir um condutor da reunião para reduzir os desvios e retomar o foco quando necessário.